QUIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

TUGAS

SOAL QUIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 1

Diajukan untuk memenuhi salah satu tugas dari mata kuliah Accounting Information System I di semester ganjil tahun pelajaran 2016/2017

Yang Dibimbing Oleh

Bapak Irvan Yoga Pardistya,SE.,MM,Ak

Disusun oleh :   

Ajeng Dwi Sulistyowati Budi Galeri

1541173404009

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

S1 Akuntansi

Universitas Singaperbangsa Karawang

2016

SOAL DAN JAWABAN QUIZ

1.       Sebutkan apa itu Data, Sistem, Informasi, dan Sitem Informasi ?

Jawab  :

Ø  Data yaitu sekumpulan fenomena dalam dokumentasi menjadi sebuah transaksi

Data yang perlu dikumpulkan adalah tentang kejadian penjualan itu sendiri (contoh: tanggal penjualan, jumlah total penjualan). Data yang juga perlu dikumpulkan adalah data tentang sumber daya yang dijual (contoh: identitas barang atau jasa, jumlah yang dijual, harga per unit). Akhirnya, data yang perlu dikumpulkan adalah data tentang para pelaku yang terlibat di dalam penjualan (contoh: identitas pelanggan dan penjual produk).

Ø  Transaksi yaitu kegiatan yang merubah nilai ekonomis

Ø  Sitem yaitu serangkaian prosedur-prosedur untuk membantu pengelolaan informasi

Ø  Informasi yaitu hasil olahan dari data-data

Ø  Sistem Informasi yaitu serangkaian prosedur/kebijakan dalam mengelola informasi untuk mendukung pengambilan keputusan informasi

2.       Sebutkan definisi Sistem Informasi Akuntansi ?

Jawab :

Ø  Sitem yaitu serangkaian prosedur-prosedur untuk membantu pengelolaan informasi

Ø  Informasi yaitu hasil olahan dari data-data

Ø  Akuntansi yaitu pencatatan, pengolahan, dan pembuatan informasi keuangan yang berbentuk laporan keuangan

Ø  Sistem Informasi Akuntansi yaitu serangkaian prosedur/kebijakan dalam mengelola informasi untuk membantu pengambilan keputusan informasi keuangan

3.       Dimana letak SIA dalam organisasi ?

Jawab  :

Ø  Sistem Informasi Akuntansi yaitu serangkaian prosedur/kebijakan dalam mengelola informasi untuk membantu pengambilan keputusan informasi keuangan.

Ø  Organisasi yaitu wadah (CV,PT,Yayasan)

Ø  Letak sistem informasi akuntansi dalam organisasi yaitu berada di dalam lingkup Sistem Informasi Manajemen, yang lebih mengatur keuangannya yang merubah nilai ekonomis. Yang ada di dalam organisasi ( wadah seperti CV,PT atau Yayasan )

4.       Apakah perbedaan SIM dengan SIA ?

Jawab :

Ø  Sistem Informasi Manajemen yaitu sebuah sistem untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.

Ø  Sistem Informasi Akuntansi yaitu serangkaian prosedur/kebijakan dalam mengelola informasi untuk membantu pengambilan keputusan informasi keuangan bagi pihak luar perusahaan dan pihak eksternal

5.       Mengapa kita membutuhkan Sistem Informasi ?

Jawab :

            Karena Sistem Informasi bermanfaat untuk :

Ø  Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa  mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

Ø  Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

Ø  Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

Ø  Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

Ø  Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

Ø  Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

Ø  Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

Ø  Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

1.       Buatlah skema siklus pembelian kredit dalam Sistem Informasi Akuntansi

Jawab :

            Pembelian kredit adalah pembelian yang dilakukan oleh perusahaan yang dalam pembayarannya dilakukan secara bertahap atau secara angsuran kepada pemasok.
Dalam pembelian kredit umumnya sebelum melakukan transaksi pembelian harus mendapat otorisasi terhadap pembelian yang dilakukan.

            Prosedur Pembelian Kredit
a. Bagian administrasi menerima Order Pembelian rangkap ketiga dari bagian pembelian dan Bukti Pembelian Barang dari bagian gudang, serta Faktur pemasok kemudian menyesuaikannya. bagian administrasi akan menyimpan data-data utang yang timbul akibat pembelian kredit ke dalam database
Jika sudah waktu jatuh tempo, maka bagian administrasi akan menerima tagihan dari pemasok.
b. Berdasarkan tagihan dari pemasok dan data-data utang perusahaan, bagian administrasi melakukan pembayaran
kepada pemasok dengan cara transfer, cek ataupun giro.
c. Jika pembayaran sudah dilakukan, maka pemasok akan menyerahkan Kwitansi tanda pembayaran.
d. Berdasarkan Kwitansi tersebut, bagian administrasi membuat dan mencetak dokumen Tanda Terima dua rangkap
diserahkan kepada pemasok.
e. Pemasok menandatangani kedua rangkap dokumen Tanda Terima tersebut.
f. Tanda Terima rangkap satu disimpan oleh pemasok dan Tanda Terima rangkap kedua disimpan untuk perusahaan.
g. Data-data utang yang sudah dibayar disimpan dalam database oleh bagian administrasi.
h. Setiap bulannya bagian administrasi mencetak Laporan Pembelian Tunai dan Kredit, dan Laporan Saldo Utang.

            Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Pembelian Tunai dan Kredit
Adapun yang menjadi fungsi yang terkait pada transaksi pembelian baik secara tunai maupun kredit adalah sebagai berikut :
a. Fungsi Gudang
Bertugas dalam mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi sediaan yang ada di gudang digudang dan menyimpan barang yg telah diterima oleh fungsi penerimaan.
b. Fungsi Pembelian
Bertugas untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
c. Fungsi penerimaan barang
Bertugas untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yg diterima dari pemasok, serta menerima barang dari pembeli yang berasal dari transaksi return.
d. Fungsi Pencatatan Utang
Bertugas untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar, menyelenggarakan arsip dokumen sumber(bukti kas keluar), dan menyelenggarakan buku pembantu utang sebagai buku pembantu uang.
e. Fungsi Akuntansi Umum
Bertugas untuk mencatat semua persediaan dan aktiva tetap yang dimiliki oleh perusahaan.

Keterangan :

1. Bagian gudang membuat SPP (Surat Permintaan Pembelian) rangkap 2. Lembar 1 dikirim ke bagian pembelian, lembar 2 disimpanoleh bagian gudang sebagai arsip.
2. Bagian pembelian menerima SPP lembar 1 dari bagian gudang. Berdasarkan SPP lembar 1, maka bagian pembelian membuat SPPH (Surat Permintaann Penawaran Harga).
3. SPPH tersebut dikirim ke supplier, kemudian supplier membuat SPH (Surat Penawaran Harga). SPH tersebut dikirim kebagian pembelian, berdasarkan SPH tersebut bagian pembelian membuat SDP (Surat Daftar Pembelian) untuk kemudian dikirim ke pimpinan untuk mendapat persetujuan.
4. Jika pimpinan menyetujui SDP tersebut maka SDP yang telah disetujui dikirim kembali ke bagian pembelian. Jika tidak disetujui maka akan kembali ke transaksi awal.
5. Berdasarkan SDP yang telah disetujui maka bagian pembelian membuat SOP (Surat Order Pembelian) rangkap 4. Lembar 1 dikirim ke supplier, lembar 2 dikirim ke bagian keuangan, lembar 3 dikirim ke bagian gudang dan lembar 4 disimpan sebagai arsip.
6. Supplier menerima SOP lembar 1 dari bagian pembelia. Kemudian supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirim beserta barang pesanan ke bagian pembelian, lembar 2 disimpan sebagai arsip.
7. Bagian pembelian menerima faktur beserta barang pesanan dari supplier, kemudian faktur dan barang dikirim ke bagian gudang.
8. Bagian gudang menerima barang dan mencatat barang masuk berdasarkan SOP lembar 3 dan membuat LPB (Laporan Penerimaan Barang) rangkap 3. Lembar 1 dikirim ke bagian pembelian, lembar 2 dan faktur dikirim ke bagian keuangan, lembar 3 disimpan sebagai arsip.
9. Bagian keuangan menerima SOP lembar 2, faktur serta LPB lembar 2 dari bagian gudang.
10. Berdasarkan SOP lembar 2, faktur dari bagian pembelian serta LPB lembar 2, bagian keuangan membuat Laporan Pembelian Kredit (LPK) rangkap 2. Lembar 1 diserahkan ke pimpinan, lembar 2 disimpan sebagai arsip. 

Dengan adanya sistem informasi pembelian kredit dapat membantu pencatatan pembelian kredit berjalan lebih efektif dan efisien. Serta membantu pengolahan datanya dapat akurat dan tepat waktu. Dengan sistem yang baik diharapkan akan meningkatkan kinerja perusahaan dan juga produktivitas perusahaan dan karyawan.

2.      Sebutkan dokumen-dokumen terkait didalam siklus tersebut beserta fungsinya ?

Jawab  :

      Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian tunai dan kredit adalah sebagai berikut :

1. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut.

2. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi(tidak repetitif).

3. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah ditentukan. Dokumen ini terdiri dari berbagai tembusan yaitu:
a. Tembusan pengakuan oleh pemasok yang dikirimkan kepada pemasok, dimintakan tanda tangan dari pemasok tersebut dan dikirim kembali ke perusahaan sebagai bukti telah diterima dan disetujuinya order pembelian, serta kesanggupan pemasok memenuhi janji pengiriman barang seperti tercantum dalam dokumen tersebut.
b. Tembusan bagi unit peminta barang
Dikirimkan kepada fungsi yang meminta pembelian bahwa barang yang dimintanya telah dipesan.
c. Arsip tanggal penerimaan
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut tanggal penerimaan barang yang diharapkan, sebagai dasar untuk mengadakan tindakan penyelidikan jika barang tidak dating pada waktu yang telah ditetapkan.
d. Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi pembelian menurut nama pemasok, sebagai dasar untuk mencari informasi mengenai pemasok.
e. Tembusan fungsi penerimaan
Dikirim ke fungsi penerimaan sebagai otorisasi untuk menerima barang yang jenis, spesifikasi, mutu, kuantitas, dan pemasoknya seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut.

4. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang, spesifikasi, penggantian(substitusi) atau hal lain yang bersangkutan dengan perubahan desain atau bisnis.
Biasanya perubahan tersebut diberitahukan kepada pemasok secara resmi dengan menggunakan surat perubahan order pembelian yang dibuat dengan jumlah lembar tembusan yang sama dan dibagikan kepada pihak yang sama dengan yang menerima surat order pembelian.

6. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. selain itu berfungsi juga sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepda pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran (berfungsi sebagai remmittance advice)

Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah sebagai berikut :

a. Register bukti kas keluar
Dokumen ini merupakan jurnal yg digunakan utk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan voucher payable procedure (prosedur voucher hutang).

b. Jurnal Pembelian
Berguna untuk mencatat transaksi pembelian jika perusahaan menggunakan account payable procedure(prosedur hutang dagang).

c. Buku Pembantu utang
Digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok.

d. Buku Pembantu Persediaan
Digunakan untuk mencatat biaya persediaan yang dibeli oleh perusahaan.

Contoh pembelian kredit :

1. Survey mobil ke shorum mobil untuk mengambil brosur dalam pemilihan jenis mobil yang akan di ambil
2. Menentukan pilihan barang dan melihat kondisi barang yang akan di beli.
3. Mengadakan transaksi dengan perusahaan yaitu :
• Akad Kredit
• wawancara kredit
• Akad kredit
• Pembayaran DP
• Lalu pembayaran cicilan secara rutin

Prosedur pembelian kredit menurut sistem akuntansi adalah :

  1.      Bagian gudang atau yang membutuhkan barang membuat surat permintaan pembelian kepada bagian pembelian yang dibuat rangkap 3. Rangkap 1 untuk bagian pembelian, rangkap 2 untuk bagian gudang, dan rangkap 3 untuk arsip bagian gudang (disimpan menurut urutan nomornya).

  2.      Berdasarkan surat permintaan pembelian, bagian pembelian membuat surat permintaan harga yang ditujukan kepada beberapa supplier. Surat permintaan penawaran harga yang dikirimkan oleh supplier-supplier tersebut, diseleksi oleh bagian pembelian untuk menentukan salah satu supplier yang menawarkan harga yang paling menguntungkan bagi perusahaan dengan kwalitas barang atau jasa yang sama.

   3.      Bagian pembelian menulis pesanan pembelian (purchases order) rangkap 6 dan distribusikan kepada supplier (rangkap 1 dan 2), bagian hutang (rangkap 3), bagian gudang (rangkap 4), bagian penerimaan barang (rangkap 5) dan bagian pembelian (rangkap 6).

  4.      Barang dari supplier diterima oleh bagian penerimaan barang, kemudian dicek dan diperiksa kwalitasnya. Bagian penerimaan barang membuat laporan penerimaan barang rangkap 3 dan didistribusikan kepada bagian pembelian (rangkap 1), bagian gudang (rangkap 2) bersama dengan barangnya, dan untuk arsip bagian penerimaan barang (rangkap 3).

   5.      Gudang mencocokan barang yang diterima dengan laporan penerimaan barang dan mencatatnya ke dalam kartu gudang dan kartu barang, lalu menyerahkan laporan penerimaaan barang yang sudah ditandatangani oleh kepala gudang kepada bagian penerimaan barang.

   6.      Faktur pembelian diterima oleh bagian pembelian, diperiksa dan dicocokkan dengan pesanan pembelian. Faktur kemudian diserahkan ke bagian hutang.

     7.      Bagian hutang menerima faktur pembelian, kemudian memeriksa dan mencocokannya dengan pesanan pembelian, laporan penerimaan barang dan surat permintaan pembelian. Bila sesuai, bagian hutang membuat voucher rangkap 3 dan didistribusikan kepada bagian hutang (rangkap 1 dan 2) dan bagian akuntansi rangkap 3.

    8.      Bagian akuntansi menerima voucher tersebut dan mencatatnya ke dalam voucher register.

   9.      Pada tanggal jatuh tempo, bagian hutang menyerahkan voucher lembar 1 dan 2 ke bagian pengeluaran kas.

  10.  Bagian pengeluaran kas memeriksa voucher dan bukti pendukungnya, lalu menulis cek Cek beserta voucher lembar 2 diserahkan kepada supplier, sedangkan voucher lembar 1 diserahkan ke bagian akuntansi.

  11.  Bagian akuntansi mencatat voucher dalam check register, menulis tanggal dan nomor cek dalam voucher register dan menyimpan voucher dalam arsip urut nomor.

  12.  Bagian akuntansi setiap periode menjumlahkan voucher register dan mempostingnya ke dalam buku besar.

  13.  Laporan bank setiap bulan diterima oleh internal auditor dan direkonsiliasi dengan catatan kas.

3.      Buatlah skema proses bisnis perusahaan;

            - Jelaskan bagaimana prosesnya ?

            - Siapa saja penggunanya ?

- Dimana letak penggunaan Sistem

            Informasi dalam perusahaan

            tersebut ?

- Sebutkan apa hubungan sistem

            informasi dalam perusahaan tersebut ?

jawab   :

Skema proses bisnis perusahaan

a.       Proses bisnis : 

Ø  Pembelian 

Ø  Penerimaan barang

Ø  Penjualan

Ø  Penggajian

Contoh kasus :

  Ø  Pembelian barang

PT Astra Honda Motor melakukan pembelian barang yaitu sparepart motor dari supplier utama yaitu PT Koito di Karawang secara kredit maupun secara tunai.  Pembelian secara kredit dilakukan apabila pembelian dalam jumlah banyak dan akan dibayar pada saaat jatuh tempo. Sedangkan pembelian secara tunai dilakukan apabila pembelian dalam jumlah yang sedikit. Supllier ini memberikan penawaran apabila pembelian dilakukan diatas Rp.2.000.000.000,00 akan diberikan diskon 10%. Perusahaan melakukan pembelian apabila persediaan dalam gudang berjumlah 30% dari persediaan yang seharusnya. Dan apabila barang yang diperlukan oleh perusahaan tidak terdapat pada PT. Koito, maka perusahaan ini akan membeli dari supllier lokal.

  Ø  Penerimaan Barang

    Barang akan diterima oleh perusahaan 3 hari setelah pemesanan, dan apabila terjadi keterlambatan maka akan ada konfirmasi dari perusahaan supllier. Perusahaan akan melakukan pengecekan apakah jumlah yang dipesan sudah sesuai dan apakah ada barang yang rusak. Apabila ada maka perusahaan akan mengembalikan barang yang rusak tersebut kepada supllier. Barang yang dibeli ini akan diterima dan dilakukan pencatatan oleh pegawai di bagian gudang secara elektronik, yaitu melalui komputer.

  Ø  Penjualan

   

Penjualan dilakukan baik secara tunai maupun secara kredit, kepada pihak luar yang melakukan  kontrak pembelian  dalam jangka panjang secara kredit dan pelanggan lepas yang membeli secara tunai. Dalam penjualan tentunya sebuah perusahaan melakukan analisis kredit maupun tunai terlebih dahulu apabila ada yang ingin membeli motor secara kredit maupun tunai, agar perusahaan tidak melakukan kesalahan saat memberikan kredit kepada pembeli yang dapat merugikan perusahaan. Dalam melakukan penjualan secara kredit pun ada syarat syarat tertentu.

  Ø  Penggajian

Perusahaan ini dalam hal penggajian sangat mengutamakan tingkat kehadiran dan tingkat kedisiplinan karyawannya. Jumlah gaji karyawan bagian manajer, bagiang keuangan, pembelian, dan gudang adalah berbeda-beda. Perusahaan memberikan tanggungan uang transport kepada karyawannya. Jumlah gaji manajer adalah sebesar Rp.15.000.000,00 , gaji karyawan bagian keuangan sebesar Rp.8.000.000 , dan jumlah gaji bagian pembelian dan gudang adalah sama, yaitu sebesar Rp.5.000.000.

b.      Pengguna proses bisnis :

Masyarakat umum dan pegawai PT Astra Honda Motor dalam pembelian motor yang di produksi perusahaan. Baik secara kredit ataupun tunai.

c.      Dimana letak pengguna Sistem Informasi dalam perusahaan tersebut : 

~ Membantu dalam operasi bisnis yaitu menjual dan membeli suatu produk baik tunai maupun kredit.

~ Membantu dalam membuat keputusan bisnis

~ Letak informasi perusahaan bagi konsumen

~ Media masa

d.      Hubungan system informasi dalam perusahaan tersebut : 

~ Agar para konsumen mengetahui kualitas barang yang di produksi dan berapa harga barang tersebut.

~ Agar mendapat jangkauan pemasaran yang lebih luas agar masyarakat mengetahui produk yang di produksi oleh perusahaan.